Theo quy định tại Điều 29 Thông tư số 21/2025/TT-BNV, sau khi kiểm phiếu và lập biên bản kết quả kiểm phiếu, Tổ bầu cử tiến hành niêm phong phiếu bầu theo từng loại phiếu bầu đại biểu Quốc hội, phiếu bầu đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp như: số phiếu bầu hợp lệ; số phiếu bầu không hợp lệ; số phiếu bầu không sử dụng đến, phiếu viết hỏng của cử tri.
Toàn bộ số phiếu đã được niêm phong ở trên phải được Tổ bầu cử cho vào hòm phiếu và làm thủ tục niêm phong hòm phiếu có chữ ký của Tổ trưởng, Thư ký Tổ bầu cử và bàn giao cho Ủy ban nhân dân cấp xã để quản lý, lưu trữ theo quy định, việc bàn giao hòm phiếu phải có biên bản giao nhận.
Ủy ban nhân dân cấp xã tiếp nhận, quản lý, lưu trữ các loại phiếu bầu, hòm phiếu của các Tổ bầu cử ở địa phương mình.
Trong thời gian quản lý hòm phiếu (bao gồm các loại phiếu bầu) theo quy định pháp luật về lưu trữ (ít nhất là 5 năm) nếu không có ý kiến bằng văn bản của cấp có thẩm quyền thì tuyệt đối không được mở và kiểm tra phiếu bầu đã được niêm phong trong hòm phiếu.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo thực hiện việc số hóa hồ sơ, tài liệu bầu cử sau khi tiếp nhận để phục vụ công tác tra cứu, khai thác, sử dụng về sau, bảo đảm nguyên tắc an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu theo quy định.
Biên bản kết quả kiểm phiếu bầu cử của Tổ bầu cử thực hiện theo mẫu số 18/HĐBC-QH kèm theo Nghị quyết số 40/NQ-HĐBCQG ngày 29/9/2025 của Hội đồng bầu cử quốc gia quy định mẫu hồ sơ ứng cử, mẫu phiếu bầu cử, nội quy phòng bỏ phiếu và các loại mẫu văn bản sử dụng trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XVI và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2026-2031.
Việc tổng hợp kết quả kiểm phiếu từ các khu vực bỏ phiếu (bao gồm cả các khu vực bỏ phiếu sớm) do các Tổ bầu cử gửi đến để lập biên bản xác nhận kết quả bầu cử ở đơn vị bầu cử chỉ được Ban bầu cử tiến hành sau ngày 15/3/2026, trừ trường hợp toàn bộ khu vực bỏ phiếu của một đơn vị bầu cử đều được Hội đồng bầu cử quốc gia cho phép thực hiện bỏ phiếu sớm và đã hoàn thành việc bỏ phiếu sớm.
Sau khi nhận, kiểm tra biên bản kết quả kiểm phiếu của các Tổ bầu cử và giải quyết khiếu nại, tố cáo (nếu có), Ban bầu cử lập biên bản xác định kết quả bầu cử ở đơn vị bầu cử của mình theo mẫu số 19/HĐBC-QH kèm theo Nghị quyết số 40.
Biên bản xác định kết quả bầu cử đại biểu Quốc hội ở đơn vị bầu cử được lập thành ba bản, có chữ ký của Trưởng ban, các Phó Trưởng Ban bầu cử. Biên bản được gửi đến Hội đồng bầu cử quốc gia, Ủy ban bầu cử ở tỉnh, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp tỉnh chậm nhất là 5 ngày sau bầu cử (Khoản 3 Điều 77 Luật Bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân).
Biên bản xác định kết quả bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân ở đơn vị bầu cử được lập thành bốn bản, có chữ ký của Trưởng ban, các Phó Trưởng Ban bầu cử.
Biên bản được gửi đến Ủy ban bầu cử cùng cấp, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Ban thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cùng cấp chậm nhất là 5 ngày sau ngày bầu cử (Khoản 4 Điều 77 Luật Bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân).
